Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Unterstützung bei der Terminüberwachung. (PMU, Projektunterstützung, Projektmanagementunterstützung.)

Kurzbeschreibung:

Die Realität richtet sich nie nach den Plänen. Die Pläne dokumentieren eher, wie die vermutlichen Realitäten zum Planungszeitpunkt eingeschätzt wurden. Die Realitäten können die Plandaten bestätigen - oder eben nicht. Manchmal trifft man auf die Meinung oder gar auf das Versprechen, dass es möglich wäre, durch sehr sorgfältige Planungen dann auch mehr die tatsächliche Wirklichkeit zu treffen. Belassen wir es dabei.

Abweichungen vom Plan sind in Projekten und im Projektmanagement völlig normal. Da der Projektauftrag in der Regel für das Projektende einen bestimmten Termin setzt, sind deshalb Maßnahmen erforderlich, um voraussichtliche Planabweichungen frühzeitig zu erkennen und gegebenenfalls geeignete Maßnahmen zu ergreifen, dass zumindest der Endtermin "pünktlich" die gewünschten Ergebnisse abliefert. Die situativen Abweichungen müssen erfasst, bezüglich den Konsequenzen für die Betroffenen und Beteiligten beurteilt und auf diese angepasst werden. Es kann sich um Verzögerungen oder aber auch um Verfrühungen handeln.

Die Informations- und Kommunikationstechnologie stellt heutzutage Werkzeuge zur Verfügung, mit denen die Terminkoordination zu einem hohen Maße selbstgesteuert und automatisiert werden kann. Das Projektmanagement hat dennoch sicherzustellen, dass sich keine Beliebigkeit einstellt oder ungehöriges Verhalten von einzelnen Beteiligten sich negativ auf den Projektfortschritt, die Arbeitsfähigkeit oder Verfügbarkeit von Schlüsselpersonen auswirkt. Das Projektmanagement hat insbesondere die Entscheidungen zu treffen oder zu veranlassen, die sich aus Terminverschiebungen ergeben, auch und insbesondere dann, wenn vorgesehene Aufgaben länger als geplant dauern.

Sind Terminänderungen sehr häufig und werden sie mehr oder weniger automatisch innerhalb bestimmter Regeln transparent gemacht, kann der Überblick über die Konsequenzen verloren gehen. (Man sieht vor lauter Bäumen den Wald nicht mehr.) Deshalb kann es sehr sinnvoll sein, die Terminplanungen und -fortschreibungen zu delegieren und sich seitens des Projektmanagements auf den Entscheidungsbedarf zu konzentrieren. Insbesondere müssen fehlerhafte oder vorsätzliche falsche, unterlassene oder unrealistische Termin- und Zeitangaben frühzeitig erkannt werden. Gegebenenfalls sind auch die juristischen oder disziplinarischen Maßnahmen zu veranlassen, wenn sich aus den Terminverschiebungen vertragliche Ansprüche auf Schadensersatz ergeben können, die aber rechtzeitig formell zu reklamieren sind.

Nur bei kleinen Projekten wird die Terminüberwachung alleine durch den Projektleiter erfolgen können. In anderen Fällen können die Aufgaben mit den Projektbeteiligten geteilt, mit den Linienfunktionen / Vorgesetzten vereinbart oder an diese delegiert werden. Reicht dies nicht aus, wird zusätzliches Personal benötigt. Die entsprechenden Personen werden in der Regel Mitglied des Kernteams und sollten zu einer besonderen Vertrauensbeziehung untereinander und zum Projektleiter bereit und in der Lage sein.

Die Teilnehmenden erarbeiten die notwendigen Aufträge an die PMU für die Terminüberwachungen und Projektfortschreibungen im Projekt und für das Projektmanagement.

Praxisfälle der Teilnehmer können konkret bearbeitet werden.

Inhalte von Beratungsleistungen, Trainings, Seminaren, Checklisten, Werkzeugen und Literatur, die mit dem genannten Titel, der ID oder dem Veranstaltungstyp gekennzeichnet werden / sein können:

(auszugsweise):

Ermittlung des kritischen Pfades
Ermittlung und Registrierung von geplantem Beginn, Dauer und Ende der einzelnen Beiträge
Ermittlung und Registrierung von tatsächlichem Beginn, Dauer und Ende der einzelnen Beiträge
Ermittlung der voraussichtlichen Abweichungen
Ermittlung der Konsequenzen
Ermittlung des Korrekturbedarfs
Ermittlung von erforderlichen Maßnahmen zur Termineinhaltung des Gesamtprojekts
Ermittlung des Entscheidungsbedarfs
Ermittlung des Interventionsbedarfs (Mahnungen)
Ermittlung von Alternativen, wenn die bestellten Beiträge nicht oder nicht termingerecht erfolgen

Ermittlung der Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements bezüglich der Terminüberwachung, -steuerung und Projektfortschreibung
Ermittlung der Methoden, Verfahren, Abläufe, Regeln und Spielregeln für die Kontrollen der Termine und Zeiten
Ermittlung der speziellen Anforderungen des Projekts und des Projektmanagements
Ermittlung der speziellen Anforderungen der Projektbeteiligten
Festlegungen der speziellen Regelungen für das Projekt und das Projektmanagement
Ermittlung und Beschaffung der speziellen Ausstattungen des Projekts und des Projektmanagements und der Projektbeteiligten für die Terminüberwachungen und die Projektfortschreibungen
Ermittlung der notwendigen Einweisungen der direkt und indirekt Beteiligten und Betroffenen

Ermittlung des Kapazitätsbedarfes für die Kontrollen der Termine, Dauer und Projektfortschreibungen
Strukturierung und personelle Zuordnungen
Ermittlung der Aufgaben, die delegierbar sind
Bestimmung der Aufgaben, die auf keinen Fall delegiert werden (dürfen)

Ermittlung und Festlegung der Einsatzzeiten, Orte, Beteiligte, Reichweiten, Begrenzungen, Regeln und Spielregeln, Inhalte, Formen
Ermittlung und Festlegung der Sicherheitsanforderungen

Ermittlung der Personen, die in der Lage sind, die Aufgaben vorzubereiten, zu planen, durchzuführen und / oder nachzubereiten

Ermittlung und Beauftragung der entsprechenden Arbeitspakete / Aufgaben

Ermittlung der erforderlichen personellen Kapazitäten für die PMU
Ermittlung der Anforderungen an das Personal für die PMU
Ermittlung der Möglichkeiten des Einsatzes von projekterfahrenem Personal
Ermittlung der erforderlichen Ausstattungen für die Arbeitsfähigkeit (Arbeitsorte, Ausstattungen)
Ermittlung der erforderlichen Methoden, Verfahren
Ermittlung und Festlegungen der erforderlichen Zugriffsrechte
Ermittlung und Festlegungen der Art und Weise der Verwaltung der Zugriffsrechte

Ermittlung der notwendigen Einweisungen
Ermittlung der notwendigen Einarbeitungszeiten
Ermittlung der notwendigen Rüstzeiten, bis die PMU tatsächlich das Projektmanagement unterstützen kann
Ermittlung der notwendigen Regeln und Spielregeln der Zusammenarbeit
Ermittlung und Festlegung der Signale, die auf jeden Fall eine Rücksprache mit der Projektleitung erfordern
Ermittlung und Festlegung der Arbeitsbereiche für eigenständiges Planen, Entscheiden und Handeln der PMU
Ermittlung und Festlegung der Regeltermine ("Montagsrunden")
Ermittlung und Festlegung der Sprachregelungen und Umgangsformen mit Dritten

Ermittlung und Festlegung der zweckmäßigen organisatorischen Anbindung bzw. Einbindung in das Projekt und das Projektmanagement
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen mit den entsendenden Bereichen
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen bezüglich der Führung, Personalbetreuung und Personalentwicklung
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen für die Abberufung, Rückgliederung und gleichzeitigen anderweitigen Arbeitseinsätzen des Personals der PMU

Festlegung der Leitungsfunktion für die PMU

Konsequenzen für die Projektorganisation
Konsequenzen für die Projektleitung
Konsequenzen für die Projektsteuerung