Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Unterstützung bei der Administration. (PMU, Projektunterstützung, Projektmanagementunterstützung.)

Kurzbeschreibung:

Hinter den anspruchsvoll klingenden Aufgaben wie Projektleitung, Planung, Entscheidungsvorbereitung, Entscheidung, Umsetzung, Überwachung, Abrechnung verbergen sich in der Regel kleine und kleinste Aufgaben, die oft sind von der Büroarbeit, Sachbearbeitung und Arbeiten in Sekretariaten vordergründig nicht wesentlich unterscheidet. Die großen Unterschiede liegen in den Inhalten, anderen Routinen, Eigenzeiten, Unsicherheiten, Dringlichkeiten, Mengen und Verschiedenheiten von wechselnden Aufgaben. Kurz: es geht darum, die Dinge richtig zu tun. Dies sicherzustellen, ist eine Aufgabe des Projektmanagements. Über den Projekterfolg entscheidet oft, ob und in welcher Art und Weise die administrativen Aufgaben im Projekt und im Projektmanagement erfüllt werden.

Bei größeren oder sehr komplexen oder sich wiederholenden Projekten können erstmalig, einmalig, ständig oder zyklisch wiederkehrend immer wieder ähnliche Aufgaben anfallen, die nicht eine Kompetenz eines verantwortlichen Projektleiters benötigen, aber auch nicht in den Zuständigkeitsbereich einer bestimmten Person oder einer bestimmten Organisationseinheit fallen (können). Das Personal, das mit solchen Aufgaben betraut wird, kann einem einzelnen Projekt, dem Programmmanagement, dem Multiprojektmanagement oder einer eigenen Organisationseinheit (Projektoffice, PMU - Projektmanagementunterstützung, Projektservices) zugewiesen werden. Das PMU-Personal erhält seine fachlichen Weisungen vom jeweiligen Projektverantwortlichen, das ist in der Regel der Projektleiter.

Die Teilnehmenden erarbeiten die notwendige und ausreichende Art und Weise der Unterstützung des Projektmanagements. Sie ermitteln die Anforderungen an die Personalauswahl, den Personaleinsatz, die Führung des Personals sowie an die Methoden und Instrumente, die eingesetzt werden. Ferner legen sie fest, wie die Arbeitsfähigkeit der PMU hergestellt und aufrechterhalten wird. Sie ermitteln ferner, zu welchen Zeiten welche Kapazitäten erforderlich sind. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Art und Weise der Einweisung des Personals, die Regeln der Zusammenarbeit, die Art und Weise der fachlichen Weisung, der Leistung und Vergütung, der Leistungsbeurteilung und die Regeln für einmaligen, dauerhaften oder wechselnden Einsatz in Projekten und im Projektmanagement.

Praxisfälle der Teilnehmer können konkret bearbeitet werden.

Inhalte von Beratungsleistungen, Trainings, Seminaren, Checklisten, Werkzeugen und Literatur, die mit dem genannten Titel, der ID oder dem Veranstaltungstyp gekennzeichnet werden / sein können:

(auszugsweise):

Ermittlung der erforderlichen Kapazitäten für die PMU
Ermittlung der Anforderungen an das Personal für die PMU
Ermittlung der Möglichkeiten des Einsatzes von projekterfahrenem Personal
Ermittlung der erforderlichen Ausstattungen für die Arbeitsfähigkeit (Arbeitsorte, Ausstattungen)
Ermittlung der erforderlichen Methoden, Verfahren

Ermittlung des notwendigen und ausreichenden Werkzeuges für die PMU, das (z.B.:) folgendes leistet:

(gemeinsamer) Terminkalender
(gemeinsame) Strukturierungshilfen und deren Verwaltung (Nummern von Projekten, Arbeitspaketen, Objekten, Mitarbeitenden, Partnern, Gewerken, Aufträgen)
(gemeinsame) Dokumente
(gemeinsame) Daten und deren Verwaltung
(gemeinsame) Hilfsmittel
(gemeinsame) mediengestützte Kommunikation
(gemeinsame) Dokumentationen
(gemeinsame) Übersichten, Vorlagen, Formulare

Ermittlung der notwendigen Einweisungen
Ermittlung der notwendigen Einarbeitungszeiten
Ermittlung der notwendigen Rüstzeiten, bis die PMU tatsächlich das Projektmanagement unterstützen kann
Ermittlung der notwendigen Regeln und Spielregeln der Zusammenarbeit
Ermittlung und Festlegung der Signale, die auf jeden Fall eine Rücksprache mit der Projektleitung erfordern
Ermittlung und Festlegung der Arbeitsbereiche für eigenständiges Planen, Entscheiden und Handeln der PMU
Ermittlung und Festlegung der Regeltermine ("Montagsrunden")
Ermittlung und Festlegung der Sprachregelungen und Umgangsformen mit Dritten

Ermittlung und Festlegung der zweckmäßigen organisatorischen Anbindung bzw. Einbindung in das Projekt und das Projektmanagement
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen mit den entsendenden Bereichen
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen bezüglich der Führung, Personalbetreuung und Personalentwicklung
Ermittlung der notwendigen Vereinbarungen für die Abberufung, Rückgliederung und gleichzeitigen anderweitigen Arbeitseinsätzen des Personals der PMU

Festlegung der Leitungsfunktion für die PMU

Konsequenzen für die Projektorganisation
Konsequenzen für die Projektleitung
Konsequenzen für die Projektsteuerung