Virtuelles Lebenswerk von Heinrich Keßler, Appenweier

Dokumentenmanagement (Grundlagen).

Kurzbeschreibung:

In Projekten fallen rasch sehr unterschiedliche Dokumente an. Viele sind reine Arbeitsdokumente, viele enthalten Daten, Fakten und Vereinbarungen, die rechtlich relevant sind. Viele Dokumente dienen der Ablaufsteuerung, viele der Sicherheit, fast alle sind inzwischen mit Software erstellt. (Die Handzettel und persönlichen Notizen haben dadurch aber ihren Wert nicht verloren.)

Das Dokumentenmanagement ist oft ein Teil des Qualitätsmanagementprozesses und/oder des Risikomanagements. Darüber hinaus ist es meist mit weiteren Prozessen und Teilprojekten verbunden, so mit der Produktdokumentation, der Projektdokumentation, dem Controlling und der Abrechnung.

Die Datensysteme mit ihrer Hard- und Software erlauben die Entstehung beliebiger Dokumente durch (fast) beliebige Personen zu (fast jedem) beliebigen Anlass. Begrenzungsversuche sind wenig Erfolg versprechend.

Die Teilnehmenden erarbeiten beispielhaft, wie das Dokumentenmanagement entlang den Strukturen, der Organisation und den Prozessen des Projektmanagements aufgebaut und störungsfrei im Ablauf gehalten werden kann. Insbesondere setzen sie sich mit den strukturellen, technischen, führungsrelevanten, ablaufbasierten Möglichkeiten der Sicherstellung der Anforderungen des Dokumentenmanagements auseinander. Sie bearbeiten auch Lücken und Schwachstellen und wie sie geschlossen bzw. überwunden werden können. Neben der Architektur der Daten werden auch die Steuerungshilfen bearbeitet.

Die gesamte Prozesskette von der Dokumentenplanung bis zur Vernichtung wird durchgängig behandelt.

Beispielhaft können Anliegen der Teilnehmenden bearbeitet werden.

Inhalte von Beratungsleistungen, Trainings, Seminaren, Checklisten, Werkzeugen und Literatur, die mit dem genannten Titel, der ID oder dem Veranstaltungstyp gekennzeichnet werden / sein können:

Struktur der Dokumente
Architektur der Dokumente
Vorlagenmanagement
Layout
Codierung der Dokumente
Fälschungsschutz, Echtheitsnachweis
Datenschutz
Schutz vor zufälligem Untergang
Verteilungswege
Ablagesysteme
Archivsysteme
Scannen, Ablegen, Suchen, Wiederfinden
Aufbewahrungsfristen
Vernichtung

Warnsignale für Fehler und Mängel bzw. Fehlentwicklungen im Dokumentenmanagement

Methoden des Dokumentenmanagements (Grundlagen)

Nutzung der unternehmensspezifischen Routinen, Gewohnheiten, Vorgehens- und Verhaltensmuster

Beispielhaft können Anliegen der Teilnehmenden bearbeitet werden.